2. Instellingen

Alvorens met archiorum aan de slag te gaan dienen er een aantal instellingen te worden geconfigureerd.
Een aantal hiervan zijn basisinstellingen die nodig zijn voor de goede werking van archiorum. Andere kunnen op elk ogenblik worden ingesteld of aangepast om het werken met archiorum vlotter te laten verlopen.

De instellingen kan je vanop elk scherm bereiken via de knop Instellingen rechts onderaan het scherm.
De beheersinstellingen zijn bereikbaar via de knop Beheer rechts bovenaan van het Instellingen scherm.

2.1 Algemeen

Het bovenste deel van het scherm toont onder meer de contactgegevens van de licentiehouder en het aantal toegankelijke extra modules.

De balk in het midden geeft toegang tot de algemene instellingen

Verder kunnen we hier een tekstuele of grafische ondertekening van de te versturen e-mails opgeven, alsook de naam van de SMTP server en de te gebruiken poort. Deze gegevens vindt u bij uw provider of in uw standaard e-mail programma.

2.1.2 Contactbeheer

2.1.2.1 Standaardwaarden

De inhoud van de verschillende keuzelijstjes zoals voor adressering, aanspreking, afsluiter en dergelijke kunnen hier aangevuld en/of aangepast worden.

2.1.2.2 Instellingen

Gebruikers die de synchronisatie module (Mac contacten) hebben geïnstalleerd geven hier aan of ze gebruik willen maken van tweewegsynchronisatie (archiorum > contacten en contacten > archiorum).
Standaard gebeurt de synchronisatie enkel van archiorum naar Contacten. Ze kiezen hier ook of de aanspreking (De heer, Mevrouw, …) naar Contacten wordt doorgestuurd.

2.1.3 Projectbeheer

2.1.2.1 Standaardwaarden

Opnieuw vinden we hier de inhoud van de verschillende keuzelijstjes voor het projectbeheer zoals projecttype of -status, sleutelcontacten en contracttypes.
Aan de rechterzijde kunnen we de opbouw van onze referentie (zoals deze in brieven o.d. gebruikt wordt) instellen. Dit doen we door via de verschillende keuzemenus de achtereenvolgende onderdelen samen met het gewenste scheidingsteken op te geven. Uw keuze worden ter controle net onder de menus weergegeven.

De consecutieve nummering van de uitgaande document wordt globaal ingesteld (standaard) of per project. De startwaarde van de globale nummering past u aan via het knopje rechts.
Via het bewerken van de taakomschrijving kan u deze aanpassen naar uw voorkeuren. U kan onderdelen toevoegen of verwijderen en de volgorde wijzigen.

2.1.2.2 Projectcategorieën

Een uitermate belangrijk onderdeel voor een vlotte werking met archiorum. We creëren hier sjabloon projecttypes zodat bij de aanmaak van een nieuwe project de meeste onderdelen reeds correct worden ingevuld. Dit zorgt voor een snellere werking, minder vergissingen of.

2.1.2.2.1 Categoriebenaming en code

De naam van een specifieke categorie en de overeenkomende korte weergave of code. Met een klik op de “+” voegen we een nieuwe categorie toe. Een klik op de “-“ verwijdert de geselecteerde categorie.

2.1.2.2.2 Fasen

Een lijst met de verschillende fasen die voor dit projecttype van toepassing zijn. Met een klik op de “+” voegt u een nieuwe fase toe. Een klik op de “-“ verwijdert de geselecteerde fase. Door gebruik te maken van de pijltjes vooraan elke fase kan u de volgorde wijzigen.
Een markering in de tweede kolom geeft aan dat deze fase automatisch wordt opgenomen in elk nieuw project van deze categorie.
In de zesde en zevende kolom kan u een initiële tijdsduur en/of ramingsbedrag opgeven.
In beide volgende kolommen markeert u of deze fase standaard te factureren is en of ze standaard in regie wordt uitgevoerd. (Deze beide instellingen worden momenteel niet gebruikt in archiorum).
Uiterst rechts vind u een knop die de controle items voor de geselecteerde fase naar voor brengt. Elke fase kan een controlelijst bevatten met één of meerdere afpunt items. Deze kunnen later in het project, na voltooiing worden afgepunt zodat iedereen het gedetailleerde verloop van een fase kan volgen.

2.1.2.2.3 Ereloonschema

De verschillende ereloonschijven die voor de projectcategorie worden gebruikt. Met een klik op de “+” voegt u een nieuwe schijf toe. Een klik op de “-“ verwijdert de geselecteerde schijf. Door gebruik te maken van de pijltjes vooraan elke schijf kan u de volgorde wijzigen. De naam en het percentage van een ereloonschijf kunnen in de lijst worden gewijzigd.

2.1.2.2.4 Mijlpalen

Waar de fasen het werkverloop in het kantoor weergeven worden mijlpalen gebruikt om de grote afspraken (mijlpalen) tussen opdrachtgever en de architect/ingenieur vast te leggen. dit zorgt ervoor dat de belangrijke afspraken niet uit het oog worden verloren. Met een klik op de “+” voegt u een nieuwe mijlpaal toe. Een klik op de “-“ verwijdert de geselecteerde mijlpaal. Door gebruik te maken van de pijltjes vooraan elke mijlpaal kan u de volgorde wijzigen. De benaming van een mijlpaal kan in de lijst worden gewijzigd.

2.1.2.2.5 Loten

Een opsomming van de standaardloten (grondwerken, duwbouw, dakwerken, enz.) die voor de opgegeven projectcategorie van toepassing zijn. Met een klik op de “+” voegt u een nieuw lot toe. Een klik op de “-“ verwijdert het geselecteerde lot. Door gebruik te maken van de pijltjes vooraan elk lot kan u de volgorde wijzigen. De benaming van een lot kan in de lijst worden gewijzigd.

2.1.2.2.6 Opslagstructuur

Niet elk projecttype heeft een zelfde uitgebreide opslagstructuur nodig. De inhoud van de standaard mappenstructuur voor het projecttype wordt hier weergegeven. De feitelijke structuur geeft u op aan de hand van een voorbeeldmap die dezelfde naam heeft als de projectcategorie. Deze map bewaart u in de map AO_Documenten > Standaardstructuren.